Otimização de Processos: economize tempo, dinheiro e garanta resultados ágeis

A inovação começa com a otimização

Vivemos em uma era de constante evolução: nas comunidades, nas tecnologias, na ciência e até no meio ambiente. Esta situação não é diferente nas empresas e organizações, pois cada vez mais é necessário estar alinhado à qualidade, à novidade e à eficiência.

Nesse sentido, o desafio é produzir mais, gastando menos. Para isso, não basta ao empreendedor investir nas melhores ferramentas, em tecnologias de alta qualidade e em recursos humanos qualificados se os processos internos estão desalinhados ou desatualizados.

 

Mas o que são esses processos?

Em uma visão ampla, os processos dizem respeito a uma cadeia de procedimentos alinhados para atingir um objetivo. Dessa forma, na organização, eles são as práticas e atividades direcionadas a uma finalidade definida, ou etapas que organizam alguma área/setor de produção da empresa.

Sendo assim, é preciso ter consciência do impacto de cada processo na organização pois, se estruturados, permitem a entrega de melhores resultados e a redução de gastos desnecessários.

 

O que é a otimização de processos em uma organização?

Otimizar os processos nada mais é do que a verificação do fluxo de atividades do negócio, em uma análise minuciosa acerca do alinhamento dos procedimentos e a constatação de eventuais erros e desperdícios de recursos e tempo.

É uma técnica que vai mapear as práticas executadas, identificá-las e então realizar um aperfeiçoamento dos métodos, evitando falhas e problemas nas estratégias e objetivos. O gerenciamento em questão considera toda a cadeia do processo, desde a linha de produção até a finalização do produto ou serviço.

Sendo assim, a otimização de processos terá grande importância para ir além de uma análise superficial, permitindo impactos positivos e reais na realidade do negócio.

 

Por que realizar otimização de processos na sua empresa?

Como já mencionado, a otimização de processos visa identificar problemas para evitar possíveis desperdícios de recursos e tempo: É prevenir para não precisar remediar.

Cometer um erro leva a gastos de insumos e de tempo, tanto para corrigi-lo, como para substituí-lo. Verificar erros e falhas em um processo permite a implantação de melhorias, levando à redução de desperdícios e ganhos em qualidade e produtividade.

Nota-se que a eficiência de uma organização está relacionada: ao clima organizacional na empresa, à sua saúde financeira, ao alinhamento de processos e à imagem da marca. Com os processos otimizados, sobra mais tempo e segurança para se dedicar ao que importa: criação e inovação.

 Esses são alguns dos efeitos positivos que a otimização de processos trará ao seu negócio:

 

Qualidade nas entregas

Considerando a estruturação dos métodos de realização das atividades, estes se tornarão uniformes e alinhados, diminuindo a incidência de erros. Assim, a produtividade aumenta em razão da confiança e menor necessidade de desperdício de tempo e insumos para corrigi-los.

 

Alinhamento das atividades

Com os processos sequenciais organizados, é possível definir o caminho das atividades, assim, a constatação do foco de falhas ou problemas é encontrado com maior facilidade. Ainda, é possível maximizar a eficiência de cada prática, à medida que é dado o conhecimento sobre as atividades anteriores e posteriores, permitindo a troca de dados e informações com maior precisão.

Eficiência na conclusão de tarefas

Constatar todas as tarefas de um processo permite aprimorar as atividades fundamentais e eliminar aquelas que não agregam tanto valor. Esse método acarreta em maior agilidade ao trabalho, também reduzindo custos e riscos, maximizando o emprego dos recursos disponíveis.

Informações qualificadas

Com os processos estruturados, os variados dados e informações podem ser diagnosticados com maior precisão, na medida em que as suas origens são facilmente identificáveis.

 

Como tornar a otimização de processos realidade?

Vistos os impactos e benefícios que a Otimização de Processos pode levar para a sua organização, vamos agora destacar as etapas para que o projeto possa ser concretizado.

 

Mapeamento de Processos

Tem como principal objetivo o detalhamento dos macroprocessos, processos, sub processos, objetos, atividades e tarefas da organização. Trata-se de uma análise sistêmica da organização, ajudando a compreender as dimensões estruturais do fluxo de trabalho, a planejar as atividades, a definir as responsabilidades e a usar adequadamente os recursos disponíveis, possibilitando verificar as possíveis soluções em busca da eficiência.

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Verificação dos processos e eliminação de falhas

Com todos os processos detalhados e mapeados, é possível identificar com precisão as falhas que prejudicam os resultados almejados. Assim, deve-se implantar alguma solução para corrigi-los, eliminando as falhas e etapas desnecessárias do processo, deixando-o mais objetivo.

 

Aprimorar os processos

Vistos os processos necessários para alcançar os objetivos, deve ser verificado o que pode ser melhorado para maximizar a produtividade. Pode estar relacionado à comunicação e métodos de trabalho, no alinhamento entre os setores, ou até na organização financeira e fluxo de caixa.

Implantação e formalização dos novos processos

Neste momento é de fundamental importância a ampla participação dos colaboradores da empresa, com treinamentos e capacitações. No caso, a transparência de informações é um diferencial para que os processos sejam otimizados e adaptados à realidade das atividades executadas. 

 

Realizei a otimização de processos em minha organização. E agora?

O gestor deve ter em mente que os benefícios da otimização de processos são contínuos e devem estar em constante análise. Monitorar as mudanças e evoluções dos processos, em ritmos cíclicos, é o diferencial para manter a eficiência em busca dos objetivos estabelecidos.

Aqui você aprendeu que é importante:

• Conhecer todas as atividades da organização;
• Identificar os problemas e eliminá-los;
• Aprimorar para melhorar, em busca da eficiência;
• Estar aberto às novidades e evoluções cotidianas.

A otimização de processos pode parecer um pouco trabalhosa, porém, é com ela que você poderá aprimorar e traçar as melhores decisões para sua empresa, de acordo com suas necessidades!

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