Como os OKRs podem ajudar a sua empresa

Muitas empresas possuem dificuldades em definir seus objetivos.

Quais são os nossos objetivos?
Qual iniciativa deve ser priorizada?
Onde queremos chegar?
Como sabemos se chegamos lá?

Empresas de sucesso focam nas iniciativas que fazem diferença de verdade, eliminando as menos importantes. Nesse contexto, utilizando a metodologia OKR, empresas como Google e Intel conseguiram definir suas prioridades e as métricas que mais importavam para elas, dominando os mercados que hoje estão inseridas.

Criada por Andrew Groove (ex-presidente da Intel), OKR, sigla para Objectives and Key Results, em português Objetivos e Resultados-chave, é uma metodologia para a definição dos objetivos estratégicos de uma empresa assim como uma estrutura para mensuração e acompanhamento das métricas que importam.

Os benefícios dos OKRs

A implementação da metodologia dos OKRs em uma empresa pode trazer 4 principais benefícios.

Foco e priorização
Alinhamento e conexão
Acompanhamento das responsabilidades
“Esticamento” de metas

A seguir, vamos mostrar como os OKRs podem trazer cada um desses benefícios a uma empresa.

Como os OKRs funcionam?

A metodologia dos OKRs pode ser dividida em duas partes, Objetivos e Resultados-chave, assim como em seu nome.

1. OBJETIVOS

Os objetivos são o que uma empresa deseja atingir. Dessa forma eles devem ser significantes, concretos, orientados para a ação e idealmente devem ser inspiradores.

2. RESULTADOS-CHAVE

Estes, por sua vez, são como a empresa irá atingir seus objetivos. Eles devem ser mensuráveis, específicos, e devem ter um prazo limite. O importante é que eles sejam claros, sem deixar dúvidas se foram atingidos ou não.

Um resultado-chave pode ser classificado de duas formas: como quantitativo ou qualitativo e como leading ou lagging.

Por exemplo, um resultado-chave quantitativo poderia ser: “Atingir R$ 500.000 de faturamento até 15/03/2020”. Em contrapartida um resultado-chave qualitativo poderia ser: “Atingir 70 de NPS até 15/03/2019”. O ideal é que um objetivo contenha não só resultados-chave quantitativos, mas também qualitativos para que não haja incentivos que levem os colaboradores a realizar ações que possam colocar em perigo a reputação da empresa ou mesmo sua saúde financeira.

Resultados-chave leading são aqueles que mensuram o agora, que mostram se você está no ritmo certo para atingir ou não seus objetivos. Os resultados-chave lagging, no entanto, são aqueles que só vemos uma mudança depois que já fizemos as atividades que impactam em seu resultado. Desse modo, um resultado-chave lagging pode ser o faturamento de uma empresa, que é determinado por vários fatores, como o número de ligações de telemarketing realizadas (que pode ser um resultado-chave leading).

Para a formulação dos OKRs, devemos adequar os resultados-chave ao seu respectivo objetivo. No entanto, em alguns casos, o objetivo pode ser mais bem representado por resultados-chave leading e em outros casos por resultados-chave lagging.

No final de um determinado período, se todos os resultados-chave de um objetivo foram atingidos, logo o objetivo foi necessariamente atingido. Entretanto se esse não for o caso, os objetivos e resultados-chaves foram especificados de forma incorreta inicialmente.

Ao limitar o número de objetivos e resultados-chave que uma empresa pode ter, os OKRs forçam os líderes a gastar tempo e energia em definir quais são as prioridades mais importantes de uma empresa. Uma empresa pode ter mais de um objetivo, todavia para manter um foco bem claro, o ideal é que a empresa tenha no máximo 3 ou 4 objetivos. Cada objetivo pode também conter vários resultados-chave, porém para a empresa ter clareza e foco a respeito do objetivo, o ideal é que cada objetivo tenha entre 2 a 5 resultados-chave.

Para a empresa ter em vista objetivos de longo e de curto prazo, normalmente são criados OKRs em dois horizontes de tempo. Nesse contexto, o OKR de longo prazo é aquele que contém os objetivos mais estratégicos da empresa. Já os OKRs de curto prazo podem desdobrar o caminho que a empresa percorrerá para atingir aqueles objetivos estratégicos, e são eles que determinam o foco do dia-a-dia de cada colaborador.

Um exemplo de Objetivos e Resultados-chave:

Objetivo: Ser referência em qualidade e satisfação.

Resultados-chave:

1#: Obter a certificação ISO 9001 até 13/12/2019

2#: Atingir um NPS igual a 70 até 31/12/2019

3#: Reduzir a quantidade de cancelamentos de assinatura em 20% até 31/12/2019

Os diferentes níveis organizacionais perante ao OKR.

A definição dos Objetivos e Resultados-chave não acontece somente a nível organizacional. Eles devem ser também definidos a níveis departamentais e individuais.

A nível organizacional, temos os objetivos da empresa como um todo. Já os OKRs departamentais, devem ser alinhados com os OKRs da empresa, porém devem também conter objetivos e resultados-chaves que são significantes para o próprio departamento.

A nível individual, os OKRs devem ser alinhados com os da empresa e do departamento em que o indivíduo se encontra, e assim também como os OKRs departamentais, os OKRs individuais devem conter objetivos e resultados-chave que são significantes para o próprio indivíduo.

Para serem estabelecidas conexões entre os departamentos e os colaboradores da empresa, cada departamento deve conversar com o outro para definir seus OKRs, tendo em vista quais são seus pontos de encontro, e de que maneira cada departamento vai ajudar um ao outro a atingir aquele resultado-chave. Além disso, é indispensável que todos os OKRs, inclusive os individuais, sejam compartilhados com todos os colaboradores da empresa, criando assim uma transparência a respeito dos objetivos de cada um.

Ao definir os OKRs, a empresa deve definir também a cadência de mensuração das métricas (que normalmente são quinzenais). Ao manter as métricas atualizadas e visíveis a todos, os OKRs trazem com isso a clareza a respeito dos resultados das iniciativas da empresa.

Tendo objetivos que inspiram, claros, com os colaboradores alinhados, focados, e sabendo se estão chegando nos seus objetivos ou não, os OKRs permitem que os líderes e colaboradores possam definir objetivos e metas ambiciosas para sua organização. Dessa maneira, os OKRs ajudam todos a sair de sua zona de conforto.

10 passos para implementar os OKRs em sua empresa

1. Defina os objetivos da empresa

Sem dúvidas, definir os objetivos de uma empresa e ter certeza de que aqueles objetivos são os mais importantes para o sucesso de uma empresa não é fácil. Por esse motivo, para auxiliar empreendedores a definir os objetivos de uma empresa e como ela irá alcançá-los existem diversas ferramentas como a Análise SWOT e a Análise PEST.

2. Defina os resultados-chave de cada objetivo da empresa

Após definir os objetivos da empresa, deve se determinar como iremos saber se chegamos a aqueles objetivos ou não. Para sabermos se os resultados-chave foram escolhidos adequadamente, devemos nos perguntar: se atingirmos todos esses resultados-chave, teremos atingido esse objetivo? Além disso, é importante definir de quanto em quanto tempo esses resultados-chave serão mensurados.

3. Comunique os OKRs com toda a empresa

A transparência é essencial em cada etapa do processo dos OKRs. Por esse motivo, lembre-se de comunicar os OKRs da empresa antecipadamente, para que no início do ciclo, todos departamentos e colaboradores possam já ter elaborado seus próprios OKRs.

4. Defina todos os OKRs departamentais

Após a comunicação dos OKRs da empresa, agora é hora de definir os OKRs dos departamentos. Nesta etapa, é essencial que haja comunicação e troca de feedbacks entre os departamentos da empresa para que haja alinhamento entre cada um deles. Após definir, também comunique e deixe visível os objetivos de cada departamento para todos os colaboradores da empresa.

5. Defina os OKRs pessoais

Para que seja garantido um alinhamento entre o departamento e os colaboradores, é essencial que haja um líder de cada departamento guiando e dando feedback a respeito dos OKRs pessoais de cada um.

6. Inicie o ciclo

Ao iniciar o primeiro ciclo de OKRs em uma empresa, são altas as possibilidades que não haverá 100% de adesão. Ao passo que alguns colaboradores podem não gostar da ideia ou simplesmente não entender a importância do uso dos OKRs. O importante é que a cada ciclo a empresa melhore seu entendimento dos OKRs e que com o passar do tempo os OKRs se tornem parte da cultura organizacional da empresa.

7. Mensure os resultados-chave a cada período

Após o início do ciclo, é necessário que haja a mensuração e a comunicação de cada resultado-chave com uma certa frequência. Essa mensuração serve como indicador para as equipes se elas estão adiantadas, no prazo ou atrasadas com em seus OKRs, assim como uma forma de transparência entre os departamentos e colaboradores.

8. Faça ajustes se necessário

A ideia por trás dos OKRs é que devemos utilizar as metas ao nosso favor. Por isso mesmo, se durante um ciclo algum objetivo ou resultado-chave não fizer mais sentido ou não ser mais relevante para a empresa, ele pode e deve ser alterado ou removido dos OKRs da empresa.

9. De notas aos seus OKRs

Após o término de um ciclo dos OKRs, dê notas aos seus OKRs. Para fazer isso, defina uma escala comum para toda a empresa (o Google utiliza uma escala de 0 a 1). Ao dar notas para cada um dos objetivos e resultados-chave, devemos levar em conta 2 fatores: o quanto conseguimos atingir daquele resultado ou objetivo, e o quanto esse objetivo ou resultado-chave foi bem definido. A ideia por trás de dar notas é justamente promover uma melhoria na especificação dos OKRs a cada ciclo, tornando-os cada vez mais assertivos para a empresa.

10. Repita o processo

Ao iniciar um novo ciclo, algumas dúvidas podem surgir:

Posso repetir algum objetivo do ciclo passado? Claro, se o objetivo é uma missão da empresa e se faz sentido ele continuar sendo o foco neste nosso ciclo, não há problema nenhum em repeti-lo. Da mesma forma, caso um objetivo muito importante não tenha sido atingido no ciclo passado, é possível repeti-lo no próximo ciclo, até que ele seja atingido.

Os OKRs quando bem implementados, podem trazer resultados excelentes a qualquer empresa.

Lembrando que a JR oferece templates para Análise SWOT e Análise PEST.

Você pode achá-los na página de materiais gratuitos.

Caso tenha alguma dúvida ou deseja definir os OKRs para sua empresa, entre em contato com um de nossos consultores.

Matheus Herberts, estudante de economia na UFPR, Presidente da JR Consultoria durante o ano de 2019.

O que é OKR e como aplicar na sua empresa