Primeiramente, você sabe qual a importância da montagem de um fluxograma para sua empresa? Sobretudo, dentro de uma organização a eficiência dos processos é um dos diferenciais que vai destacar o seu negócio em relação aos seus concorrentes. Entretanto, caso os processos não sejam acompanhados, o andamento das atividades da empresa pode ser prejudicado.
Considerando isso, a montagem de fluxogramas é uma excelente ferramenta para a representação visual de um processo, pois fornece um conhecimento mais amplo sobre as atividades da empresa, e assim, ajuda os responsáveis pela execução a entenderem como os seus papéis relacionam-se com a organização como um todo. Além disso, essa ferramenta auxilia na identificação e resolução de gargalos para aumentar a eficiência.
Ficou interessado? Então entenda agora como montar o fluxograma da sua empresa!
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é uma representação visual de um processo. Ou seja, é feito por meio de elementos que constituem de forma simples e dinâmica a sequência operacional do desenvolvimento de um processo. Em outras palavras, um fluxograma mapeia as seguintes etapas:
- O trabalho sendo executado;
- Bem como o tempo de duração;
- Também quem está executando;
- Assim como as plataformas e objetos utilizados;
- Do mesmo modo, a correlação das atividades;
- Em suma, a padronização das funções de cada área.
Qual metodologia será utilizada?
Antes de mais nada, é importante entender a metodologia utilizada para a criação do fluxograma, a Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BPMN, em inglês).
Então, a BPMN tem como objetivo aumentar a compreensão sobre um processo através de uma representação visual e prática das etapas. Dessa forma, facilitando a rotina de trabalho dos responsáveis pelo processo dentro do negócio, já que essa metodologia fornece detalhes sobre a implementação do processo. Nesse sentido, a BPMN utiliza uma linguagem padrão para todas as partes envolvidas no projeto e preenche a lacuna entre a intenção e a execução, fornecendo detalhes e, consequentemente, clareza sobre a sequência de atividades realizadas.
Simbologia
Como fazer um fluxograma?
De acordo com a metodologia escolhida para a criação do diagrama, basta seguir os seguintes passos:
1.Listar as atividades do processo
Em primeiro lugar, para realizar esta etapa, você deve realizar perguntas como:
- O que faz este processo iniciar?
- Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim?
Da mesma forma, pense sobre cada atividade realizada, liste cada uma delas em um rascunho.
Assim também, é necessário uma categorização da atividade em:
- Tarefa;
- Revisão;
- Aprovação;
- Espera;
- Registro.
Por exemplo, para ficar um pouco mais visível a maneira de colocar a montagem em prática, basta visualizar a imagem abaixo:
Listagem das atividades do processo:
Processo: Como fazer compras online.
- Primeiramente, procurar um produto;
- Em seguida, adicionar ao carrinho;
- Logo após, analisar se irá fechar o pedido? Caso sim, parte para próxima etapa e se não recomeça o processo até finalizar o pedido;
- Posteriormente, verificar se já é cliente. Do contrário, realizar o cadastro do cliente e se for cliente já partir para a próxima etapa;
- Por fim, fechar o pedido.
2.Montagem do fluxograma
Enfim, chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Lembre-se que fluxos de processos são meios de comunicação, sendo assim fica muito mais simples interpretar um desenho do que ler várias páginas de um procedimento, não é verdade?
Portanto, é muito importante que seu fluxograma seja de fácil compreensão e de rápido entendimento, para assim gerar uma maior eficiência e organização dos processos na sua empresa.
Ficou com alguma dúvida? Então entre em contato com um de nossos consultores!
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