5 ferramentas para otimizar processos na sua empresa

Empresas são movidas por processos. Mas o que é um processo? Um processo é uma sequência lógica de atividades que transforma o que entra na organização, como matéria-prima, em um bem ou serviço útil para o cliente. O acompanhamento e aperfeiçoamento destas atividades por meio de ferramentas para otimização são a chave do sucesso para a eficiência organizacional. Porém, para isso é necessário identificar e registrar os processos que são realizados dentro da empresa, o que pode ser feito através de um Mapeamento de Processos.

Desse modo, esta metodologia auxilia os responsáveis pelos processos a terem uma visão macro da organização, o que é um desafio na rotina de trabalho, já que as tarefas são visualizadas como etapas isoladas de um processo. Assim, o maior controle sobre as atividades  permite a otimização do tempo, a redução de custos e o aumento da produtividade. Também, é possível utilizar plataformas digitais para essa missão. Porém, para escolher qual utilizar, é importante entender como cada uma delas funciona e qual faz mais sentido para você e a sua empresa. 

Ficou interessado? Descubra 5 ferramentas para otimizar processos na sua empresa: gratuitas, simples e eficientes!

 

1- Pipefy:

A plataforma permite que você organize os processos da sua empresa de forma fácil e intuitiva. No site do Pipefy há um modelo gratuito de mapeamento que foi especialmente projetado para ajudar a mapear, gerenciar e avaliar diferentes processos. 

Mas por que utilizar essa ferramenta?

• Comporta até 10 usuários de forma gratuita;
• Automatiza tarefas repetitivas e manuais criando fluxos de trabalho;
• Interliga cards de diferentes departamentos;
• Gera relatórios de processos.

 

2- Trello:

Ferramenta visual que possibilita o gerenciamento de processos com a listagem de atividades, sejam de projetos, fluxos de trabalho ou monitoramento de operações. 

Mas por que utilizar essa ferramenta?

• Tem plano gratuito com possibilidade de uso de vários recursos, como quadros ilimitados;
• Detalhamento do fluxo de trabalho, com datas de entrega, checklists, comentários, arquivos e categorias;
• Visão geral das tarefas a serem executadas, assim como os seus responsáveis. 

 

3- Monday:

Plataforma visual e intuitiva, que permite a criação de fluxos de trabalho e a organização das equipes, através de quadros totalmente personalizáveis, atendendo as demandas de todas as áreas da organização.

Mas por que utilizar essa ferramenta?

• Há templates personalizados para elaboração de tabelas e quadros, com sincronização simultânea para todos os membros da equipe;
• Compartilhamento de arquivos, imagens e documentos em tempo real com todos os envolvidos;
• Visualização de calendários, tabelas, timeline, mapas e outras opções que tornam a comunicação no ambiente interno da empresa mais eficiente.

4- Notion:

Plataforma que cria um espaço de trabalho virtual, o qual conta com ferramentas para anotações, elaboração de documentos e gerenciamento de projetos. Além disso, o Notion permite adicionar filtros de navegação e encontrar rapidamente o que você está procurando, e criar páginas e subpáginas.

Mas por que utilizar essa ferramenta?

• Permite até 5 usuários gratuitamente;
• Uso de vários recursos, como páginas e blocos ilimitados;
• Organiza e acompanha tarefas através da visualização de listas e tabelas;
• Pode ser customizado e vinculado a outras plataformas.

 

5- Google Workspace:

Espaço de trabalho virtual que possibilita o uso de diversas ferramentas em uma única aba do navegador, permitindo a integração entre elas de forma simples. Os principais recursos para a organização de processos dentro desta plataforma são o Gmail, Agenda, Meet e Drive.

O Gmail é uma ferramenta que realiza o envio e recebimento de mensagens eletrônicas, conferindo extrema segurança aos seus usuários, além da possibilidade de criar grupos e realizar chamadas telefônicas.

Já a Agenda, é uma ferramenta de serviço de agenda e calendário que permite adicionar, controlar e gerenciar compromissos, eventos, reuniões e compartilhar a programação com outros membros, além de interligar várias agendas públicas.

Enquanto isso, o Meet é uma ferramenta de videoconferências online e de nível corporativo, o qual permite a sincronização das agendas de reuniões da equipe, realizar apresentações, armazenar gravações geradas nas chamadas e arquivos.

Por fim, o Drive é uma ferramenta de armazenamento e sincronização de arquivos, fotos, documentos, apresentações e planilhas, e toda equipe pode utilizá-lo.

Mas por que utilizar essas ferramentas?

• Unificação da comunicação, gerenciamento de contas e dispositivos de forma simples;
• Utilização de diferentes dispositivos mantendo a segurança;
• Compartilhamento e colaboração em tempo real.

Conclusão

Por fim, é importante que você compare as ferramentas apresentadas e  analise quais fazem mais sentido para o perfil de sua empresa. Dessa forma, atendendo as necessidades de organização e controle de seus processos. Não é fácil gerir um negócio, mas com estas plataformas isto pode se tornar mais simples.

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com um de nossos consultores!