Sua empresa tem uma etapa que trava todas as outras. Você sabe qual é?
Descubra o que são gargalos operacionais, quais sinais indicam que eles existem na sua empresa e o que fazer para resolvê-los.
Contratar mais pessoas nem sempre faz a empresa entregar mais.
Em muitos casos, a equipe cresce, os custos aumentam e os prazos e entregas continuam os mesmos. Isso acontece porque o ritmo de uma operação não é definido pelo esforço de todos, mas sim pela etapa mais lenta do processo - o gargalo operacional.
O que é um gargalo? - Pipefy
Gargalo é a etapa do processo cuja capacidade é menor que a demanda, ou seja, ela limita o resultado de toda a operação, assim atrasando prazos e prejudicando a entrega.
Os gargalos de uma empresa podem aparecer de diferentes formas:
- Pessoas: dependência em um membro específico da equipe para executar uma tarefa;
- Aprovação e decisão: espera para que um líder ou gestor aprove para a continuidade da tarefa;
- Informação: quando falta o conhecimento necessário para dar continuidade nas tarefas;
- Equipamento e sistema: o desafio está nas ferramentas utilizadas, como os softwares e aplicativos;
- Processo mal estruturado: quando uma etapa da operação não está clara, ou gera retrabalho.
Independentemente do tipo, todo gargalo tem uma característica em comum: ele raramente se anuncia. No dia a dia, seus efeitos costumam ser confundidos com falta de esforço, excesso de demanda ou simples desorganização. Por isso, antes de pensar em soluções, é preciso aprender a reconhecer os sinais que ele deixa pela operação.
Quais são os sinais de que existe um gargalo na minha operação? - Falconi
O gargalo quase nunca aparece em relatórios, ele aparece na rotina, em situações que muitas vezes já se tornaram normais dentro da empresa. Estes são os sinais mais comuns:
O trabalho se acumula sempre no mesmo ponto: pedidos, documentos ou projetos ficam parados esperando a mesma etapa. Se existe uma parte da operação que está sempre sobrecarregada, aquela etapa provavelmente não acompanha o ritmo das demais.
Parte da equipe fica esperando: enquanto um setor está sobrecarregado, outro fica ocioso aguardando o trabalho chegar. Esse setor ocioso pode representar um "prejuízo invisível”para a empresa, já que tempo é dinheiro.
Os atrasos acontecem sempre na mesma etapa: quando a explicação para o prazo atrasado é quase sempre a mesma, como "está esperando o financeiro" ou "ainda não passou pela revisão", o problema deixou de ser pontual e passou a ser estrutural.
As horas extras se concentram em um único setor: se uma área vive no limite enquanto as outras mantêm a rotina normal, ela provavelmente está tentando compensar algum atraso em outra etapa da operação.
O processo depende de uma única pessoa: “Só fulano sabe fazer isso." Se o processo para quando alguém sai de férias, o problema não é a pessoa, é a falta de clareza no processo.
Tudo precisa passar por uma aprovação: quando decisões simples dependem do dono ou de um gestor específico, a operação passa a andar no ritmo da agenda dessa pessoa. É um dos gargalos mais comuns em pequenas e médias empresas, e um dos mais difíceis de enxergar por quem está dentro.
A equipe trabalha muito, mas a entrega não cresce: esforço alto e resultado estável são um sinal clássico. A empresa investe em mais horas e mais pessoas, mas a produção final continua limitada pela etapa mais lenta.
Ninguém sabe dizer onde o processo trava: se a empresa não consegue apontar onde o trabalho para e quanto tempo cada etapa leva, provavelmente o processo não está mapeado, e o gargalo continua escondido.
Gargalo x Pico de demanda
É importante fazer uma diferenciação fundamental entre gargalos e picos de demanda, já que momentos como uma semana de vendas atípica ou uma data sazonal são fatores que acabam por sobrecarregar qualquer equipe. O ponto fundamental a ser analisado é a recorrência desses atrasos e retrabalhos, já que gargalos são parte estrutural do negócio, enquanto os picos de demanda ocorrem esporadicamente.
Então, para definir se seu negócio possui gargalos ou apenas está em um momento de sobrecarga é preciso analisar não só o presente, mas também as entregas e projetos já realizados, a fim de encontrar padrões de atraso e definir qual a realidade da sua empresa.
Quanto custa um gargalo?
O custo de um gargalo raramente aparece de forma clara nas planilhas e folhas de pagamento, mas ele está presente todos os meses. Assim impactando a operação, gerando um prejuízo que é invisível por muito tempo.
Vamos demonstrar em um exemplo prático: se dez colaboradores perdem uma hora por dia esperando uma aprovação, uma informação ou a conclusão de outra etapa, são dez horas de trabalho pagas e não aproveitadas por dia. Em um mês com 22 dias úteis, isso representa cerca de 220 horas, praticamente o equivalente a um colaborador em tempo integral na folha de pagamento, sem nenhum aumento de entrega.
E esse é apenas o custo mais visível, um gargalo também gera:
- Horas extras na etapa sobrecarregada, que tenta compensar a falta de capacidade;
- Retrabalho, já que equipes pressionadas por prazo erram mais;
- Vendas perdidas, quando a empresa não consegue atender a demanda que já existe ou precisa recusar novos pedidos;
- Insatisfação dos clientes, que não enxergam o processo interno, mas sentem cada atraso;
- Desgaste da equipe, que convive com pressão constante e pode aumentar a rotatividade.
No fim, a empresa paga por uma capacidade que não consegue transformar em resultado. Trabalho parado também custa dinheiro, mesmo quando ninguém percebe.
Por que melhorar a etapa errada não resolve?
Quando a operação está lenta, a reação mais comum é tentar acelerar tudo: contratar mais pessoas, comprar um sistema novo ou pedir mais esforço da equipe. O problema é que, ao tentar resolver os problemas superficiais sem entender qual o gargalo raiz, a solução não é duradoura.
Essa é a ideia central da Teoria das Restrições, desenvolvida por Eliyahu Goldratt e apresentada no livro A Meta. Segundo ela, o desempenho de qualquer sistema é limitado pela sua restrição, e por isso uma hora perdida no gargalo é uma hora perdida no sistema inteiro.
Então, melhorar a etapa errada é investir sem retorno. Antes de acelerar a operação, é preciso descobrir o que está segurando ela, qual é o problema raiz que está gerando atraso e retrabalho.
Como identificar, na prática, esses gargalos?
Para encontrar o gargalo é preciso enxergar o processo como um todo, e não apenas cada setor separadamente. Assim, é possível separar esse processo em 3 etapas principais:
- Mapeie os processos de ponta a ponta: registre, em cada etapa, o que é feito, quem é responsável por isso e qual o objetivo final dessa tarefa. Assim, é possível ter uma visualização melhor da operação inteira.
- Observe esse fluxo de trabalho: ao ter os processos detalhados de forma clara, é possível analisá-los, e assim identificar os gargalos presentes na operação.
- Ouça quem executa: a equipe que está vivenciando essas tarefas rotineiramente tem mais conhecimento sobre o que está gerando atraso e retrabalho. Ao escutar sua equipe, você entende mais sobre a sua operação.
E depois de analisar os processo e etapas da sua operação, fica a dúvida:
O que fazer agora? - JR Consultoria
Identificar o gargalo é o primeiro passo. O segundo é agir sobre ele de forma estruturada.
- Entender a causa do gargalo: com o processo atual mapeado, a pergunta deixa de ser "onde trava?" e passa a ser "por que trava?". A causa pode estar na própria etapa, mas muitas vezes vem de antes: informações incompletas, pedidos mal especificados ou excesso de demandas chegando ao mesmo tempo.
- Eliminar o que não agrega valor: etapas duplicadas, conferências repetidas e aprovações desnecessárias ficam evidentes quando o processo está desenhado. Retirá-las libera capacidade do gargalo sem nenhum investimento.
- Redesenhar o fluxo: no novo desenho, o gargalo é eliminado completamente: tarefas que outras pessoas podem fazer são redistribuídas, reduzem a dependência de aprovações e o ritmo das demais etapas é ajustado para que o trabalho chegue completo e no momento certo.
- Padronizar e documentar: cada etapa ganha responsáveis, critérios e procedimentos definidos, e isso reduz o retrabalho e faz com que o processo deixe de depender do conhecimento de uma única pessoa.
- Acompanhar com indicadores: tempo de execução, tempo de espera e volume entregue mostram se as mudanças funcionaram. Só a partir desses dados faz sentido avaliar investimentos maiores, como contratar ou automatizar etapas.
E é isso que a metodologia de Mapeamento de Processos busca resolver e executar.
Envolvendo etapas para detalhamento e visualização das etapas de trabalho, identificação de gargalos, levantamento de melhorias e padronização nas funções de cada funcionário. A metodologia entrega desde a identificação do problema raiz que está travando sua metodologia até possíveis soluções para esses problemas.
Na JR Consultoria realizamos essa metodologia de forma personalizada para o seu negócio, buscando alavancar a sua operação. Realizamos projetos para impactar e transformar a realidade do seu negócio, com mais de 29 anos de história e mais de 420 projetos realizados. Marque uma conversa com a nossa equipe especializada e de o próximo passo para o seu negócio.