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A gestão de projetos é um processo fundamental para garantir que as entregas sejam realizadas com qualidade, dentro dos prazos estabelecidos e alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Aqui dentro da JR, por exemplo, a estrutura organizacional e os processos internos são projetados para otimizar o fluxo de trabalho, promover a colaboração entre os membros e assegurar a excelência na entrega dos projetos.
O que é a gestão de projetos e sua importância
A gestão de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para planejar, executar e monitorar atividades, com o objetivo de alcançar metas específicas dentro de prazos e recursos estabelecidos. Ter uma boa gestão de projetos é essencial para garantir que todas as etapas sejam cumpridas de forma organizada, evitando retrabalhos e assegurando a qualidade das entregas.
Na JR Consultoria, a gestão de projetos é um pilar estratégico, pois permite atender às demandas dos clientes com eficiência, além de contribuir para o crescimento sustentável da empresa.
Como uma demanda é organizada
A distribuição de demandas da área de projetos se inicia no contato com o lead (possível cliente), que é direcionado por um membro da equipe comercial junto a uma gerência de projetos, responsável por fazer as análises iniciais, entender a metodologia necessária, e repassar as informações à diretoria.
A diretoria, por sua vez, tem o papel de realizar a organização estratégica inicial, considerando fatores como:
- Possíveis equipes para alocação;
- Períodos do quadro de projetos;
- Deslocamentos e calendários paralelos.
Todavia, a distribuição de projetos entre os gerentes é feita por meio de um aplicativo de gestão empresarial, que oferece uma visão clara da disponibilidade de cada um.
Escalação de membros por projeto
A alocação de membros para os projetos é feita de maneira estratégica, considerando a necessidade e a disponibilidade dos consultores. Quando o fluxo de projetos está alto, a preferência individual é menos levada em conta, priorizando as habilidades técnicas e a carga de trabalho de cada membro. Já em períodos de menor demanda, há mais flexibilidade para atender às preferências dos membros.
Cada equipe é composta por três consultores, que trabalham em conjunto sob a supervisão de um gerente. Essa estrutura permite a execução colaborativa das atividades, com divisão clara de responsabilidades.
Definição de prazos
A definição dos prazos deve ser feita de forma flexível, baseada na experiência prévia da equipe e em uma análise qualitativa do escopo do projeto. As gerências, em conjunto com a diretoria, são responsáveis por estabelecer os prazos, garantindo que sejam viáveis e alinhados às expectativas dos clientes.
Verificação da qualidade para entrega final
A verificação da qualidade é uma etapa crucial no processo de gestão de projetos. Antes da entrega final, os relatórios dos projetos são enviados para a diretoria, que realiza a validação em conjunto com as gerências. Esse processo garante que todos os requisitos foram atendidos e que o resultado final está de acordo com os padrões de qualidade da empresa.
Dicas práticas para estruturar processos internos
Aqui estão quatro dicas práticas para ter processos internos bem estruturados e organizados:
- Padronização de processos: Crie modelos e templates para documentos, relatórios e cronogramas. Isso facilita a comunicação entre as equipes e garante que todas as entregas sigam um padrão de qualidade. Se quiser aprender como, acesse nosso eBook gratuito aqui.
- Ferramentas de gestão: Utilize ferramentas como aplicativos de gestão empresarial para acompanhar o andamento dos projetos, alocar recursos e monitorar prazos em tempo real.
- Reuniões de alinhamento: Realize reuniões periódicas para revisar o progresso dos projetos, esclarecer dúvidas e ajustar o planejamento conforme necessário.
- Documentação completa: Mantenha registros detalhados de todas as etapas do projeto, desde o planejamento até a entrega final, para facilitar auditorias e melhorar a previsibilidade em futuros projetos.
- Mapeamento de processos: Por fim, todo esse relato se resume em um mapeamento de processos bem feito e estruturado, que permite uma visualização clara dos processos, bem como a agilidade na execução de cada um.
Conclusão
A gestão interna de projetos deve ser organizada de forma estratégica, com uma estrutura que promove a eficiência, a qualidade e a colaboração. Desde a organização das demandas até a verificação final da qualidade, cada etapa é cuidadosamente planejada para assegurar entregas que atendam às expectativas dos clientes e contribuam para o crescimento da empresa.
Implementar boas práticas de gestão de projetos é fundamental para otimizar os processos internos, melhorar a comunicação entre as equipes e alcançar resultados cada vez mais satisfatórios. Caso você também queira processos internos bem definidos e organizados, entre em contato aqui e te ajudaremos a otimizar seu negócio!
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