Fluxograma: conheça de fato os processos de sua empresa


Você sabe qual a importância da montagem de um fluxograma para sua empresa? Dentro de uma organização a eficiência dos processos é um dos diferenciais que vai destacar o seu negócio em relação aos seus concorrentes. Porém, caso os processos não sejam acompanhados, o andamento das atividades da empresa pode ser prejudicado.

Considerando isso, a montagem de fluxogramas é uma excelente ferramenta para a representação visual de um processo, pois fornece um conhecimento mais amplo sobre as atividades da empresa, ajudando os responsáveis pela execução a entenderem como os seus papéis relacionam-se com a organização como um todo. Além disso, essa ferramenta auxilia na identificação e resolução de gargalos para aumentar a eficiência.


Ficou interessado? Entenda agora como montar o fluxograma da sua empresa!


O que é um fluxograma?

Um fluxograma é uma representação visual de um processo. Este é feito por meio de elementos que constituem de forma simples e dinâmica a sequência operacional do desenvolvimento de um processo. O fluxograma mapeia as seguintes etapas:


  • O trabalho sendo executado;
  • Tempo de duração;
  • Quem está executando;
  • Plataformas e objetos utilizados;
  • Correlação das atividades;
  • Padronização das funções de cada área.


Qual metodologia será utilizada?

Primeiramente, é importante entender a metodologia utilizada para a criação do fluxograma, a Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BPMN, em inglês). 

A BPMN tem como objetivo aumentar a compreensão sobre um processo através de uma representação visual e prática das etapas. Dessa forma, facilitando a rotina de trabalho dos responsáveis pelo processo dentro do negócio, já que essa metodologia fornece detalhes sobre a implementação do processo. Para tanto, a BPMN utiliza uma linguagem padrão para todas as partes envolvidas no projeto e preenche a lacuna entre a intenção e a execução, fornecendo detalhes e, consequentemente, clareza sobre a sequência de atividades realizadas.


Simbologia


Exterminador: Indica o início e o final de um fluxograma.


Processo: Etapas e atividades realizadas durante o processo.


Tomada de Decisão: Necessidade de tomada de decisão pelo responsável pela atividade. Sua utilização divide a continuidade do processo em duas ou mais sequências distintas.


Documento: Necessidade de formalização de um documento, ou direciona a inscrição de dados em um documento/planilha já existente.


Processo Pré-definido: Insinua a existência de outro fluxograma independente.


Conector: Liga um ponto a outro no fluxograma, sem a necessidade de utilização de linhas e flechas, evitando a poluição visual.


Divisor de Processos (Ou): Segmenta a continuidade do processo em duas ou mais atividades.


Junção de Soma: Unifica a continuidade de duas ou mais atividades em uma só. 


Fluxo de Linha: Conecta os símbolos e indica a direção das atividades.


Como fazer um fluxograma?


Com a metodologia escolhida para a criação do diagrama, basta seguir os seguintes passos:


1) Listar as atividades do processo


Para realizar esta etapa, você deve realizar perguntas como:


  • O que faz este processo iniciar?
  • Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim?


Pense sobre cada atividade realizada, liste cada uma delas em um rascunho. 

Após esse questionamento, é necessário uma categorização da atividade em:


  • Tarefa;
  • Revisão;
  • Aprovação;
  • Espera;
  • Registro.


Para ficar um pouco mais visível a maneira de colocar a montagem em prática, basta visualizar a imagem abaixo:



2) Montagem do fluxograma


Agora chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Lembre-se que fluxos de processos são meios de comunicação, sendo assim fica muito mais simples interpretar um desenho do que ler várias páginas de um procedimento, não é verdade?

Portanto, é muito importante que seu fluxograma seja de fácil compreensão e de rápido entendimento, para assim gerar uma maior eficiência e organização dos processos na sua empresa.

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