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Fluxograma: conheça de fato os processos de sua empresa
Você sabe qual a importância da montagem de um fluxograma para sua empresa? Dentro de uma organização a eficiência dos processos é um dos diferenciais que vai destacar o seu negócio em relação aos seus concorrentes. Porém, caso os processos não sejam acompanhados, o andamento das atividades da empresa pode ser prejudicado.
Considerando isso, a montagem de fluxogramas é uma excelente ferramenta para a representação visual de um processo, pois fornece um conhecimento mais amplo sobre as atividades da empresa, ajudando os responsáveis pela execução a entenderem como os seus papéis relacionam-se com a organização como um todo. Além disso, essa ferramenta auxilia na identificação e resolução de gargalos para aumentar a eficiência.
Ficou interessado? Entenda agora como montar o fluxograma da sua empresa!
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é uma representação visual de um processo. Este é feito por meio de elementos que constituem de forma simples e dinâmica a sequência operacional do desenvolvimento de um processo. O fluxograma mapeia as seguintes etapas:
- O trabalho sendo executado;
- Tempo de duração;
- Quem está executando;
- Plataformas e objetos utilizados;
- Correlação das atividades;
- Padronização das funções de cada área.
Qual metodologia será utilizada?
Primeiramente, é importante entender a metodologia utilizada para a criação do fluxograma, a Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BPMN, em inglês).
A BPMN tem como objetivo aumentar a compreensão sobre um processo através de uma representação visual e prática das etapas. Dessa forma, facilitando a rotina de trabalho dos responsáveis pelo processo dentro do negócio, já que essa metodologia fornece detalhes sobre a implementação do processo. Para tanto, a BPMN utiliza uma linguagem padrão para todas as partes envolvidas no projeto e preenche a lacuna entre a intenção e a execução, fornecendo detalhes e, consequentemente, clareza sobre a sequência de atividades realizadas.
Simbologia
Exterminador: Indica o início e o final de um fluxograma.
Processo: Etapas e atividades realizadas durante o processo.
Tomada de Decisão: Necessidade de tomada de decisão pelo responsável pela atividade. Sua utilização divide a continuidade do processo em duas ou mais sequências distintas.
Documento: Necessidade de formalização de um documento, ou direciona a inscrição de dados em um documento/planilha já existente.
Processo Pré-definido: Insinua a existência de outro fluxograma independente.
Conector: Liga um ponto a outro no fluxograma, sem a necessidade de utilização de linhas e flechas, evitando a poluição visual.
Divisor de Processos (Ou): Segmenta a continuidade do processo em duas ou mais atividades.
Junção de Soma: Unifica a continuidade de duas ou mais atividades em uma só.
Fluxo de Linha: Conecta os símbolos e indica a direção das atividades.
Como fazer um fluxograma?
Com a metodologia escolhida para a criação do diagrama, basta seguir os seguintes passos:
1) Listar as atividades do processo
Para realizar esta etapa, você deve realizar perguntas como:
- O que faz este processo iniciar?
- Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim?
Pense sobre cada atividade realizada, liste cada uma delas em um rascunho.
Após esse questionamento, é necessário uma categorização da atividade em:
- Tarefa;
- Revisão;
- Aprovação;
- Espera;
- Registro.
Para ficar um pouco mais visível a maneira de colocar a montagem em prática, basta visualizar a imagem abaixo:
2) Montagem do fluxograma
Agora chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Lembre-se que fluxos de processos são meios de comunicação, sendo assim fica muito mais simples interpretar um desenho do que ler várias páginas de um procedimento, não é verdade?
Portanto, é muito importante que seu fluxograma seja de fácil compreensão e de rápido entendimento, para assim gerar uma maior eficiência e organização dos processos na sua empresa.
Ficou com alguma dúvida? Então entre em contato com um de nossos consultores!