5W2H: a melhor metodologia para criar um plano de ação

O 5W2H é uma maneira muito prática e simples que tem como principal objetivo auxiliar a tomada de decisão e o planejamento dessas ações!

Para garantir bons resultados e uma ótima performance empresarial é necessário que todas as etapas da estratégia estejam planejadas e organizadas, para isso, é essencial criar planos de ações eficientes e assertivos. 

O que é 5W2H?

Apesar do nome peculiar, o 5W2H é, nada menos, que um “checklist” administrativo que te guia, através de algumas perguntas específicas, para a melhor decisão e organização do trabalho, atuando, portanto, em cima de responsabilidades, prazos e atividades. 

O modelo pode se usado pelas mais diversas áreas administrativas, não ficando restrito a nenhum departamento ou função. Ou seja, as aplicações dessa abordagem podem ser usadas tanto para a criação do planejamento estratégico anual, quanto para a programação de uma ação de marketing, possuindo um uso muito amplo e completo.

A sigla 5W2H corresponde às iniciais (em inglês) de 7 diretrizes que, quando bem trabalhadas, solucionam todas e quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

  • What (O que será feito)?

Descrição do que será feito, o objetivo ou meta a ser alcançada.

  • Why (por que será feito)?

Definição da justificativa pelo qual está sendo realizado esse plano de ação.

  • Where (onde será feito)?

Determinação do local ou departamento que a ação deve ser realizada.

  • When (quando será feito)?

Indicação de prazos com a finalidade de garantir a concretização do plano de ação.

  • Who (por quem será feito)?

Seleção de um responsável pelo objetivo e pela concretização da ação.

  • How (como será feito)?

Delimitação de como a ação será desenvolvida para o alcance da meta.

  • How much (quanto vai custar para fazer)?

Declaração do recurso monetário a ser utilizado para a conclusão do plano de ação.

Vantagens de aplicar a metodologia 5W2H

Talvez você possa estar se questionando qual seria a vantagem dessa metodologia frente a tantas outras que você já ouviu falar e que prometem um resultado tão bom quanto o 5W2H. Por isso, para esclarecer às dúvidas, separamos alguns pontos que comprovam os benefícios desse modelo. Confira a seguir:

Concretização de uma ideia

Uma das maiores dificuldades dos empreendedores e empresários é tirar a ideia do papel para que ela possa começar a tomar forma. Nesse caso, a utilização do 5W2H pode vir a ser um grande avanço, pois a ferramenta busca facilitar a organização dos processos e dos projetos, fazendo com que um plano de ação e criação seja criado para sua ideia.

5W2H é acessível

Quantas vezes você já desperdiçou seu tempo com ferramentas complexas e que trazem obstáculos desnecessários para atingir seu objetivo? Esse, com certeza, não vai ser o caso do 5W2H. Essa matriz foi criada exatamente com o objetivo de solucionar e acabar com esse tipo de situação!

Uma das principais vantagens desse conceito é a sua facilidade ao ser manuseada. Afinal, ela se trata de um simples check list que consegue te guiar para as decisões principais de um processo. Uma ferramenta simples, completa e eficiente.

Abrangência

O 5W2H pode ser considerado como uma ferramenta universal. Ela pode ser utilizada por milhares de empresas e gestores, independente do porte ou do ramo mercadológico, basta ter um objetivo em mente e ter vontade de alcançá-lo. 

Gestão de tempo

A metodologia da matriz 5W2H segue sempre um mesmo modelo, concentrando as informações de maneira prática e visível. Com ela, um gestor sabe exatamente onde e quais informações buscar, conseguindo, assim, realizar a revisão das estratégias de maneira mais rápida e eficaz, sobrando mais tempo para se dedicar a outras tarefas empresariais. 

Sem custos, maiores ganhos

O 5W2H é uma metodologia que pode ser utilizada de maneira 100% gratuita, fazendo com que você possa realizar inúmeros planejamentos de maneira simples sem ter que realizar grandes investimentos para isso.

Aliás, o conceito trabalhado no 5W2H pode, inclusive, trazer ganhos para sua empresa. Isso acontece, pois, com o uso da metodologia, há um ganho de produtividade muito grande, abrindo a possibilidade de um rendimento melhor da equipe e, consequentemente, da empresa.

Gerenciamento de tarefas mais proveitoso

A matriz traz uma maior visualização de diversas áreas e departamentos para um mesmo objetivo, sendo assim, permite uma visualização mais sistematizada da empresa e dos problemas enfrentados.  Ou seja, através do 5W2H, o gestor consegue ter uma visão mais ampla de seu negócio ou projeto, possibilitando uma correção e identificação mais rápida das áreas críticas, melhorando a gestão como um todo.

Variações do 5W2H

Como já foi citado anteriormente, a metodologia possui um uso muito amplo e abrangente, sendo atualmente usada, inclusive,  para o contexto pessoal

Assim, nem sempre será necessário responder todas essas perguntas para a definição de um bom plano de ação. A pergunta “How much?”, por exemplo, pode ser muitas vezes desconsiderada, por representar um valor muito baixo ou insignificante para um determinado objetivo. Nesse caso, a metodologia sofre uma variação em sua sigla e passa a ser reconhecida como 5W1H.

Também pode ocorre do modelo básico do 5W2H não ser o suficiente para uma tomada de decisão 100% assertiva.  Nos casos em que o plano de ação impacta mais de um resultado, como pessoas ou máquinas por exemplo, pode ser interessante acrescentar a pergunta “How many (quantos – no sentido de quantidade)?” na matriz, transformando-a em 5W3H.

 

Passo a passo para elaborar a matriz 5W2H

Um dos principais benefícios da utilização do 5W2H se baseia na sua facilidade de uso, podendo esse se resumir em apenas 4 passos:

Passo 1:

 Definição do âmbito em que a metodologia será utilizada.

  • Exemplo: criação de um planejamento estratégico, um projeto, um processo, etc

Passo 2:

Com o apoio de uma planilha modelo, tenha em mãos todas as 7 diretrizes do modelo.

  • Exemplo: criação de um planejamento estratégico, um projeto, um processo, etc

Exemplo:

 Restaurante da Maria

  • What (O que será feito)? Deixar a página do facebook e instagram mais atualizada com posts de pratos,  dicas de receitas e preparo de alimentos. Além disso, os posts serão impulsionados pelo Facebook Ads.
  • Why (por que será feito)? Para atingir um maior número de clientes potenciais e fidelizar seus clientes atuais.
  • Where (onde será feito)? Feed de notícias de pessoas que seguem ou não a página do restaurante.
  • When (quando será feito)? Serão 3 posts por semana em cada rede social e o que tiver maior engajamento será impulsionado para alcançar mais pessoas.
  • Who (por quem será feito)? Responsável pelo marketing da empresa.
  • How (como será feito)? Deixar a página mais atualizada: através de postagens com pratos do restaurante e promoções para dias de menor movimento, com a utilização de técnicas personalizadas de imagem, como: cores da empresa ao fundo, logo fixada nas fotos, molduras, etc. 
  • How much (quanto vai custar para fazer)? Será investido R$ 100,00 por semana

Passo 3:

Pense, reflita e analise as perguntas, respondendo-as sempre da maneira mais objetiva e breve possível, lembrando de detalhar o suficiente para que a resposta seja clara e compreensível. 

Passo 4:

Por último, revise todas as respostas tendo seu objetivo em mente. Ou seja, verifique que todas elas tenham um mesmo propósito e não sejam contraditórias.

Uma dica importante: peça sempre a revisão de uma outra pessoa para o processo ou, quando possível, realize a construção das respostas de maneira coletiva. Assim, as respostas tendem a ser mais completas, livre de vieses e as expectativas para o objetivo estarão alinhadas.

 

Agora que você já domina a metodologia 5W2H, está na hora de colocar seu plano na prática e finalmente tirar suas ideias do papel! 

 

Ficou com alguma dúvida ou deseja saber como implementar o 5W2H na sua empresa? Contate um de nossos consultores!

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