O 5W2H é uma maneira muito prática e simples que tem como principal objetivo auxiliar a tomada de decisão e o planejamento dessas ações!
Para garantir bons resultados e uma ótima performance empresarial é necessário que todas as etapas da estratégia estejam planejadas e organizadas, para isso, é essencial criar planos de ações eficientes e assertivos.
O que é 5W2H?
Apesar do nome peculiar, o 5W2H é, nada menos, que um “checklist” administrativo que te guia, através de algumas perguntas específicas, para a melhor decisão e organização do trabalho, atuando, portanto, em cima de responsabilidades, prazos e atividades.
O modelo pode se usado pelas mais diversas áreas administrativas, não ficando restrito a nenhum departamento ou função. Ou seja, as aplicações dessa abordagem podem ser usadas tanto para a criação do planejamento estratégico anual, quanto para a programação de uma ação de marketing, possuindo um uso muito amplo e completo.
A sigla 5W2H corresponde às iniciais (em inglês) de 7 diretrizes que, quando bem trabalhadas, solucionam todas e quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:
- What (O que será feito)?
Descrição do que será feito, o objetivo ou meta a ser alcançada.
- Why (por que será feito)?
Definição da justificativa pelo qual está sendo realizado esse plano de ação.
- Where (onde será feito)?
Determinação do local ou departamento que a ação deve ser realizada.
- When (quando será feito)?
Indicação de prazos com a finalidade de garantir a concretização do plano de ação.
- Who (por quem será feito)?
Seleção de um responsável pelo objetivo e pela concretização da ação.
- How (como será feito)?
Delimitação de como a ação será desenvolvida para o alcance da meta.
- How much (quanto vai custar para fazer)?
Declaração do recurso monetário a ser utilizado para a conclusão do plano de ação.
Vantagens de aplicar a metodologia 5W2H
Talvez você possa estar se questionando qual seria a vantagem dessa metodologia frente a tantas outras que você já ouviu falar e que prometem um resultado tão bom quanto o 5W2H. Por isso, para esclarecer às dúvidas, separamos alguns pontos que comprovam os benefícios desse modelo. Confira a seguir:
Concretização de uma ideia
Uma das maiores dificuldades dos empreendedores e empresários é tirar a ideia do papel para que ela possa começar a tomar forma. Nesse caso, a utilização do 5W2H pode vir a ser um grande avanço, pois a ferramenta busca facilitar a organização dos processos e dos projetos, fazendo com que um plano de ação e criação seja criado para sua ideia.
5W2H é acessível
Quantas vezes você já desperdiçou seu tempo com ferramentas complexas e que trazem obstáculos desnecessários para atingir seu objetivo? Esse, com certeza, não vai ser o caso do 5W2H. Essa matriz foi criada exatamente com o objetivo de solucionar e acabar com esse tipo de situação!
Uma das principais vantagens desse conceito é a sua facilidade ao ser manuseada. Afinal, ela se trata de um simples check list que consegue te guiar para as decisões principais de um processo. Uma ferramenta simples, completa e eficiente.
Abrangência
O 5W2H pode ser considerado como uma ferramenta universal. Ela pode ser utilizada por milhares de empresas e gestores, independente do porte ou do ramo mercadológico, basta ter um objetivo em mente e ter vontade de alcançá-lo.
Gestão de tempo
A metodologia da matriz 5W2H segue sempre um mesmo modelo, concentrando as informações de maneira prática e visível. Com ela, um gestor sabe exatamente onde e quais informações buscar, conseguindo, assim, realizar a revisão das estratégias de maneira mais rápida e eficaz, sobrando mais tempo para se dedicar a outras tarefas empresariais.
Sem custos, maiores ganhos
O 5W2H é uma metodologia que pode ser utilizada de maneira 100% gratuita, fazendo com que você possa realizar inúmeros planejamentos de maneira simples sem ter que realizar grandes investimentos para isso.
Aliás, o conceito trabalhado no 5W2H pode, inclusive, trazer ganhos para sua empresa. Isso acontece, pois, com o uso da metodologia, há um ganho de produtividade muito grande, abrindo a possibilidade de um rendimento melhor da equipe e, consequentemente, da empresa.
Gerenciamento de tarefas mais proveitoso
A matriz traz uma maior visualização de diversas áreas e departamentos para um mesmo objetivo, sendo assim, permite uma visualização mais sistematizada da empresa e dos problemas enfrentados. Ou seja, através do 5W2H, o gestor consegue ter uma visão mais ampla de seu negócio ou projeto, possibilitando uma correção e identificação mais rápida das áreas críticas, melhorando a gestão como um todo.
Variações do 5W2H
Como já foi citado anteriormente, a metodologia possui um uso muito amplo e abrangente, sendo atualmente usada, inclusive, para o contexto pessoal.
Assim, nem sempre será necessário responder todas essas perguntas para a definição de um bom plano de ação. A pergunta “How much?”, por exemplo, pode ser muitas vezes desconsiderada, por representar um valor muito baixo ou insignificante para um determinado objetivo. Nesse caso, a metodologia sofre uma variação em sua sigla e passa a ser reconhecida como 5W1H.
Também pode ocorre do modelo básico do 5W2H não ser o suficiente para uma tomada de decisão 100% assertiva. Nos casos em que o plano de ação impacta mais de um resultado, como pessoas ou máquinas por exemplo, pode ser interessante acrescentar a pergunta “How many (quantos – no sentido de quantidade)?” na matriz, transformando-a em 5W3H.
Passo a passo para elaborar a matriz 5W2H
Um dos principais benefícios da utilização do 5W2H se baseia na sua facilidade de uso, podendo esse se resumir em apenas 4 passos:
Passo 1:
Definição do âmbito em que a metodologia será utilizada.
- Exemplo: criação de um planejamento estratégico, um projeto, um processo, etc
Passo 2:
Com o apoio de uma planilha modelo, tenha em mãos todas as 7 diretrizes do modelo.
- Exemplo: criação de um planejamento estratégico, um projeto, um processo, etc
Exemplo:
Restaurante da Maria
- What (O que será feito)? Deixar a página do facebook e instagram mais atualizada com posts de pratos, dicas de receitas e preparo de alimentos. Além disso, os posts serão impulsionados pelo Facebook Ads.
- Why (por que será feito)? Para atingir um maior número de clientes potenciais e fidelizar seus clientes atuais.
- Where (onde será feito)? Feed de notícias de pessoas que seguem ou não a página do restaurante.
- When (quando será feito)? Serão 3 posts por semana em cada rede social e o que tiver maior engajamento será impulsionado para alcançar mais pessoas.
- Who (por quem será feito)? Responsável pelo marketing da empresa.
- How (como será feito)? Deixar a página mais atualizada: através de postagens com pratos do restaurante e promoções para dias de menor movimento, com a utilização de técnicas personalizadas de imagem, como: cores da empresa ao fundo, logo fixada nas fotos, molduras, etc.
- How much (quanto vai custar para fazer)? Será investido R$ 100,00 por semana
Passo 3:
Pense, reflita e analise as perguntas, respondendo-as sempre da maneira mais objetiva e breve possível, lembrando de detalhar o suficiente para que a resposta seja clara e compreensível.
Passo 4:
Por último, revise todas as respostas tendo seu objetivo em mente. Ou seja, verifique que todas elas tenham um mesmo propósito e não sejam contraditórias.
Uma dica importante: peça sempre a revisão de uma outra pessoa para o processo ou, quando possível, realize a construção das respostas de maneira coletiva. Assim, as respostas tendem a ser mais completas, livre de vieses e as expectativas para o objetivo estarão alinhadas.
Agora que você já domina a metodologia 5W2H, está na hora de colocar seu plano na prática e finalmente tirar suas ideias do papel!
Ficou com alguma dúvida ou deseja saber como implementar o 5W2H na sua empresa? Contate um de nossos consultores!
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